Liebe Innovationsfreunde,
die digitale Transformation hat viele Bereiche unseres Geschäftsalltags revolutioniert – darunter auch die Art und Weise, wie Verträge und Dokumente unterschrieben werden. Doch was ist mit dem Unterschreiben und Einscannen von Dokumenten? Ist das rechtlich bindend? Und was braucht man, um rechtlich konform mit digitalen Signaturen zu arbeiten? Genau diese Fragen möchten wir Ihnen in unserem heutigen Newsletter beantworten.
Ist das Unterschreiben und Einscannen rechtlich bindend?
Viele Unternehmen greifen noch immer auf das Verfahren zurück: Ein Dokument wird ausgedruckt, unterschrieben, anschließend eingescannt und digital weitergeleitet. Auf den ersten Blick mag dies eine schnelle und einfache Lösung darstellen. Doch aus rechtlicher Sicht reicht dieses Verfahren in den meisten Fällen nicht aus, um als verbindliche Unterschrift zu gelten.
Warum genügt das Einscannen und Versenden nicht?
Wenn Sie ein Dokument einscannen, wird lediglich eine grafische Kopie Ihrer Unterschrift erstellt, die weder die Identität des Unterzeichners authentifiziert noch die Integrität des Dokuments gewährleistet. Das bedeutet, dass das Dokument nach dem Einscannen theoretisch verändert werden könnte, ohne dass dies erkennbar wäre.
Eine digitale Signatur hingegen basiert auf kryptografischen Verfahren, die die Unveränderbarkeit des Dokuments sicherstellen und die Identität des Unterzeichners zweifelsfrei nachweisen. Diese Merkmale sind besonders wichtig, um im Falle von Streitigkeiten oder rechtlichen Auseinandersetzungen nachweisen zu können, dass das Dokument authentisch ist und nicht nachträglich manipuliert wurde. Nur mit einer qualifizierten digitalen Signatur können Sie daher sicherstellen, dass ein Dokument rechtlich bindend und gegen Manipulation geschützt ist.
Was benötige ich, um rechtlich konform zu handeln?
Um rechtskonforme digitale Signaturen zu nutzen, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.
Dazu gehören:
- Ein qualifiziertes Zertifikat: Dieses bestätigt die Identität des Unterzeichners und wird von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle ausgestellt.
- Sichere Signaturverfahren: Die Signatur muss manipulationssicher sein und die Integrität des Dokuments gewährleisten.
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Insbesondere die EU-Verordnung eIDAS legt fest, welche Signaturarten rechtsgültig sind und welche technischen Voraussetzungen erfüllt sein müssen.
Unterstützung bei Beantragung und Einrichtung:
Der Weg zu einer rechtssicheren digitalen Signatur mag zunächst komplex erscheinen, doch wir stehen Ihnen dabei zur Seite. Von der Beantragung des qualifizierten Zertifikats bis zur Einrichtung der Signaturprozesse unterstützen wir Sie Schritt für Schritt. Unser Team hilft Ihnen, die passenden Lösungen für Ihr Unternehmen zu finden und diese effizient in Ihre Arbeitsabläufe zu integrieren.
Machen Sie den nächsten Schritt in Richtung Digitalisierung und profitieren Sie von der Sicherheit und Effizienz der digitalen Signatur. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr zu erfahren und Ihre individuelle Beratung zu vereinbaren.
